e-Defterlerin Özel Entegratör (E-Logo) Üzerinden GİB’e Gönderimi

Sistemi kullanmaya başlamadan önce aşağıdaki yasal ve teknik adımların tamamlanmış olması gerekmektedir.

1-Ön Hazırlık Adımları
e-Defterlerin entegratör üzerinden gönderilebilmesi için aşağıdaki işlemlerin tamamlanmış olması gerekmektedir:

• Saklama Hizmeti: e-Defterlerin ikincil kopyalarının saklanması zorunluluğu kapsamında saklama hizmetinin satın alınmış olması gerekir.
• Muvafakatname: Özel entegratör üzerinden gönderim yapabilmek için ilgili platform üzerinden muvafakatname onayı verilmelidir.

2-Sistem İşletmeni Tanımlamaları

e-Defter kontrol tipine göre kullanıcı bilgilerinin sisteme girilmesi gerekir:

• Firma Bazında Kontrol: Firma tanımı üzerindeki entegratör bilgilerine Kullanıcı Adı ve Şifre yazılmalıdır.
• İşyeri Bazında Kontrol: İşyeri tanımı üzerindeki entegratör bilgilerine Kullanıcı Adı ve Şifre yazılmalıdır.

e-Defter uygulaması başlatılırken hangi şubenin işlem göreceği henüz bilinmediği için, sistem kontrolü doğrudan Firma kartındaki bilgilerle yapar. Bu nedenle, işlemlerin aksamaması için firma kartında geçerli bir entegratör kullanıcı adı ve şifresinin mutlaka tanımlı olması gerekir.

3-Ticari Sistem Tanımlamaları

Entegratör bağlantısının aktif edilmesi için:

Ticari Sistem Yönetimi → Tanımlamalar → e-Defter Parametreleri → Diğer Parametreler ekranından

e-Defter İmzalama Yöntemi alanında “e-Logo Entegratör” seçilmelidir.

4-e-Defter Uygulaması Açılış Kontrolleri

e-Defter uygulaması açılırken sistem otomatik olarak saklama hizmeti ve muvafakatname kontrolü yapar.

Kontrol sonucu başarılı ise; e-Defter ekranı açılır.

Başarısız ise; Servisten dönen hata açıklaması ekranda gösterilir.

⚠️ Bu iki koşul sağlanmadan e-Defter uygulaması açılmaz.

⚠️ Kontrol başarısız olduğunda e-Defter Parametrelerinden e-Defter İmzalama Yöntemi alanında “Mali Mühürüm” seçilerek işlemlere devam edilebilir.

5-e-Defter Oluşturma ve Gönderim Süreci

5.1 Dosya ve Berat Oluşturma

Yevmiye Defteri seçeneği tıklanır. Dönem tarihi seçilir. İşyeri bazında defter oluşturulacaksa: VKN ve Şube No Seç ekranından ilgili şube seçilir.  Maksimum Dosya Boyutu ayarlanır. Seçimler kaydedilir.

Sırasıyla: Dosya Oluştur ve Berat Oluştur işlemleri çalıştırılır.

 5.2 Büyük Defter Oluşturma

Büyük Defter seçeneği tıklanır.  Yevmiye defterinde olduğu gibi seçimler yapılır. Kayıt edilir.

Sırasıyla: Dosya Oluştur, Berat ve DRB Oluştur işlemleri çalıştırılır.

Bu aşamada Y, YB, K, KB ve DR dosyaları belirlenen dizine imzasız olarak oluşturulur.

5.3 Defterlerin Entegratöre Gönderilmesi

Yevmiye Defteri veya Büyük Defter üzerinde Gönder işlemi başlatılır.

Çıkan onay mesajına “Tamam” dediğinizde dosyalar ziplenerek e-Logo entegratöre iletilir.

Defter durumu sistemde “Gönderildi” olarak güncellenir.

e-Defter Kataloğu dizinine: Servise gönderilen ZIP dosyası oluşturulur.

6-Durum Sorgulama ve Onaylı Beratları İndirme

Gönderim Durumunu Sorgula (F9): Bu işlemle servis üzerindeki ZIP dosyasının ve içeriğinin güncel durumu alınır. Durum kolonu güncellenir.

Dosyaları Servisten İndir: GİB onaylı ve imzalı beratlar e-Defter Kataloğu dizinine yazılır. İşlem sonrası Defter Durumu “Onaylı Berat İndirildi” olarak güncellenir.

Dosya Görüntüleme : Oluşturulan ve indirilen dosyalara sağ tık (F9) menüsü üzerinden; Defter Dosyasını Aç, Berat Dosyasını Aç veya Defter Rapor Beratını Aç seçenekleri ile ulaşabilirsiniz.

7-Sürecin Tamamlanması ve Saklama       

Gönderim durumu “Tüm paket işlemleri başarıyla tamamlandı” olduğunda Saklama işlemleri tamamlanmış olur.

Portal sayfası üzerinden defterlerin saklama durumu kontrol edilebilir.